Obsługa prawna spółki – rozstrzygnięcie:
Informujemy, że po przeprowadzeniu negocjacji wybrana została oferta Kancelarii Radców Prawnych Wiatr i Partnerzy sp.p. z siedzibą we Wrocławiu.
Obsługa prawna spółki – oferty zakwalifikowane do negocjacji:
Informujemy, że spośród ofert złożonych w odpowiedzi na zaproszenie opublikowane dnia 24 stycznia 2018 r., do etapu negocjacji wybrane zostały następujące kancelarie:
- Kancelaria Radców Prawnych Wiatr i Partnerzy sp.p.,
- Fides Kancelaria Radcy Prawnego Katarzyna Piórkowska – Frątczak,
- Kancelaria Radców Prawnych Maciej Skrzypek,
- Kancelaria Adwokacka Aleksandra Supruniuk,
- Kancelaria Radcy Prawnego Bartłomiej Latos,
- Kancelaria Adwokacka Kamil Fatyga,
- Kancelaria Radcy Prawnego Jacek Buch,
- Kancelaria Radcy Prawnego A. Daraż & Doradcy,
- Kancelaria Radców Prawnych Dragun Pietkiewicz s.c.
Zaproszenie do Składania ofert:
Wałbrzyska Specjalna Strefa Ekonomiczna „INVEST-PARK” sp. z o.o. z siedzibą w Wałbrzychu zaprasza do składania ofert na świadczenie obsługi prawnej spółki.
Szczegółowe warunki zaproszenia znajdują się w załącznikach.
Termin składania ofert: 7 lutego 2018 r., godz. 16:00.
Odpowiedzi na pytania:
- Pytanie Nr 1: Czy Zamawiający widzi możliwość zmiany warunków zaproszenia do składania ofert, poprzez usunięcie wymogu posiadania siedziby lub stałego biura w województwie dolnośląskim (pkt V. 3 zaproszenia)?
- Odpowiedź: Zamawiający nie widzi możliwości zmiany warunku wskazanego w punkcie V.3. zaproszenia.
- Pytanie Nr 2: Czy Zamawiający jest w stanie określić w jakim łącznym wymiarze godzinowym w miesiącu korzysta/planuje korzystać z usług prawnych świadczonych przez oferenta?
- Odpowiedź: Zamawiający nie jest w stanie precyzyjnie określić łącznego wymiaru godzinowego usług w miesiącu. Zdecydowana część usług obejmować będzie reprezentację przed sądami, głównie w sprawach o zapłatę. W takim przypadku wymiar czasu pracy kancelarii w dużej mierze zależeć będzie od ilości spraw i organizacji pracy.
- Pytanie Nr 3: Czy Zamawiający jest w stanie określić przybliżony czas trwania spotkania organizacyjnego odbywającego się w siedzibie Zamawiającego?
- Odpowiedź: Czas trwania spotkania organizacyjnego nie powinien przekroczyć 2 godzin. W początkowym okresie obsługi spotkanie może trwać dłużej, z uwagi na konieczność zorganizowania współpracy oraz przekazanie większej ilości spraw, niż będzie przekazywane już w toku współpracy.
- Pytanie Nr 4: Czy czas trwania spotkania organizacyjnego odbywającego się w siedzibie Zamawiającego wlicza się w wymiar godzinowy wsparcia wewnętrznej obsługi prawnej (średnio 10 godzin tygodniowo)?
- Odpowiedź: Przedmiotem spotkanie organizacyjnego będzie w szczególności: przekazanie nowych spraw, raport o stanie spraw trwających i zakończonych, inne bieżące kwestie organizacyjne. Spotkanie nie należy do zakresu „wewnętrznej obsługi prawnej” wskazanej w punkcie I.4 zaproszenia, a zatem nie jest wliczane do wskazanych średnio 10 godzin.
- Pytanie Nr 5: Czy są Państwo w stanie określić średniomiesięczną ilość wszczynanych postępowań sadowych, w których Zamawiający jest stroną bądź uczestnikiem?
- Odpowiedź: W obszarze windykacji na chwilę obecną Zamawiający ma do przekazania ok. 20 spraw, wszystkie o zapłatę, na łączną wartość należności głównej ok. 600.000 zł. Po skierowaniu tego pakietu do etapu sądowego, Zamawiający przewiduje w obszarze windykacji średnio ok. 5 spraw do wszczęcia miesięcznie. W innych obszarach (w szczególności w zakresie, w jakim spółka jest stroną pozwaną) wszczynanych jest kilka do kilkunastu spraw rocznie.
- Pytanie Nr 6: Czy są Państwo w stanie określić średniomiesięczną ilość informacji i opinii prawnych jaka jest sporządzana na użytek Spółki?
- Odpowiedź: Bazując na danych z ostatnich lat, średniomiesięczna ilość informacji i opinii prawnych sporządzanych na użytek Zamawiającego przez kancelarię świadczącą obsługę stałą nie przekraczała liczby pięciu.
- Pytanie Nr 7: Czy oferent będzie mógł w § 2 ust. 4 umowy wskazać dwie osoby odpowiedzialne za realizację umowy (spełniające warunki, o których mowa w pkt V ust. 5 Zaproszenia)?
- Odpowiedź: Zamawiający nie dopuszcza możliwości wskazania większej ilości osób. W celu usunięcia wszelkich wątpliwości Zamawiający wskazuje, że nie jest jego wymogiem, aby jedynie „osoba odpowiedzialna” wykonywała czynności obsługi prawnej. „Osoba odpowiedzialna” ma być osobą zarządzającą kontraktem ze strony kancelarii i odpowiedzialną wobec Zamawiającego za jego realizację, a zatem w szczególności koordynatorem pracy prawników kancelarii dla Zamawiającego, osobą do kontaktu, przyjmowania spraw, przejmowania dokumentów itp.
- Pytanie Nr 8: Czy przy wskazywaniu portfolio Klientów wymagane jest przedłożenie listów referencyjnych?
- Odpowiedź: Przedłożenie listów referencyjnych nie jest wymogiem koniecznym. Należy jednak wziąć pod uwagę, że przedłożenie referencji może wpłynąć pozytywnie na ocenę oferty.
- Pytanie Nr 9: Czy dobrze rozumiemy, że przedstawienie propozycji wynagrodzenia ma mieć miejsce dopiero podczas negocjacji z wybranymi oferentami?
- Odpowiedź: Tak, oferta cenowa ma być przedstawiona dopiero w toku negocjacji.
- Pytanie Nr 10: Czy są Państwo w stanie określić orientacyjną wartość przedmiotu sporu w sprawach będących przedmiotem postępowania sądowego?
- Odpowiedź: Rozpiętość wartości przedmiotu sporu w poszczególnych sprawach jest znaczna i sięga od kilkuset do kilkuset tysięcy złotych. Biorąc pod uwagę przedmiot działalności Zamawiającego należy się liczyć z koniecznością prowadzenia sprawy o wartości przedmiotu sporu znacznie przekraczającej milion złotych.
- Pytanie Nr 11: Czy są Państwo w stanie określić jakiego typu postępowania sądowe przeważają (sądowe o zapłatę, rejestrowe, administracyjne, etc.)?
- Odpowiedź: Bazując na strukturze rodzajów spraw z ostatnich trzech lat Zamawiający jest w stanie podać w przybliżeniu, że sprawy o zapłatę stanową ok. 70 – 80 % spraw. W pozostałym zakresie występują głównie sprawy z zakresu prawa pracy i ubezpieczeń społecznych, rejestrowe, upadłościowe, o opłaty planistyczne i adiacenckie.
- Pytanie Nr 12: Czy ryczałtowe wynagrodzenie podstawowe może zostać określone jako iloczyn liczby godzin świadczenia usługi i stawki godzinowej?
- Odpowiedź: Nie. Zamawiający oczekuje, że ryczałtowe wynagrodzenie miesięczne będzie podane kwotowo i nie będzie odnosić się do liczby godzin, które kancelaria przeznaczy na świadczenie obsługi, liczby spraw ani jakichkolwiek innych parametrów zadaniowych czy czasowych.
- Pytanie Nr 13: Czy ofertę może złożyć Konsorcjum składającej się z 2-3 Kancelarii (Adwokat/Radca Prawny)?
- Odpowiedź: Co do zasady zaproszenie skonstruowane jest w ten sposób, że nie przewiduje udziału w postępowaniu konsorcjów, chyba że mają one postać spółki cywilnej lub osobowej. Należy jednak zwrócić uwagę na fakt, że w postępowaniu może uczestniczyć kancelaria indywidualna i w żaden sposób nie wyklucza się jej współpracy z inną kancelarią na etapie wykonywania umowy. Zamawiający wyżej oceni oferty, w których z góry będą podane dane takich współpracowników, a nie jedynie informacja o zamiarze korzystania z nich.
- Pytanie Nr 14: Czy wewnętrzna obsługa prawna spółki ma mieć charakter stałych dyżurów np. 2 dni po 5h?
- Odpowiedź: Wsparcie wewnętrznej obsługi prawnej spółki (punkt I.4) dotyczy sytuacji, gdy z uwagi na nieobecność któregoś z prawników wewnętrznych lub z uwagi na tymczasowy przyrost pracy wymagana jest dodatkowa pomoc dla wewnętrznej obsługi prawnej. Stąd też w zaproszeniu użyto sformułowania „średnio 10 godzin tygodniowo”: w niektórych tygodniach wsparcie takie może być niepotrzebne, w innych będzie wymagane w wymiarze większym niż 10 godzin. Nie jest intencją Zamawiającego ustalać sztywno dyżury kancelarii, będzie to działanie ad hoc, uzgadniane z kancelarią z odpowiednim wyprzedzeniem.
- Pytanie Nr 15: Czy za dyżury może odpowiadać więcej nić jeden prawnik, czy musi być jedna osoba wyznaczona do Państwa obsługi?
- Odpowiedź: Za pomoc przy wewnętrznej obsłudze mogą odpowiadać różne osoby. Zamawiający zastrzega jednak, że powinien być to ograniczony krąg osób nie zmieniających się zbyt często.
- Pytanie Nr 16: Par. 7 Umowy mówi o wypowiedzeniu, lecz sama Umowa nie przewiduje terminu wypowiedzenia? Czy termin wypowiedzenia będzie przewidziany?
- Odpowiedź: Umowa nie przewiduje wypowiedzenia, niemniej może ono nastąpić w przypadkach wskazanych w przepisach prawa (np. w Kodeksie cywilnym). W takim wypadku termin określają właściwe przepisy.
- Pytanie Nr 17: Zgodnie z § 6 ust. 2 Umowy w przypadku upływu rocznego terminu, a także w przypadku rozwiązania umowy przed upływem rocznego terminu, Zleceniobiorca będzie zobowiązany do dalszego reprezentowania Zleceniodawcy z zachowaniem prawa do wynagrodzenia dodatkowego. Natomiast zgodnie z § 3 ust. 5 Umowy maksymalna wysokość wynagrodzenia ryczałtowego i dodatkowego w stosunku rocznym nie może przekroczyć 200.000 zł. Czy w związku z powyższym wynagrodzenie dodatkowe (§ 4 Umowy), które stanie się należne wykonawcy dopiero po upływie rocznego okresu świadczenia usługi (np. po tym okresie zostaną zasądzone koszty zastępstwa prawnego), wliczać się będzie do ww. limitu obowiązującego w pierwszym roku świadczenia usługi, czy też limit ten po upływie roku obowiązywania umowy liczony będzie od nowa?
- Odpowiedź: Podana w § 3 ust. 5 Umowy kwota 200.000 zł dotyczy wynagrodzenia łącznego w stosunku rocznym, a nie w stosunku do całości umowy. Przykładowo, jeżeli umowa zostanie zawarta dnia 1 marca 2018 r., na okres roku, to w wymienionym okresie łączne wynagrodzenie Kancelarii nie może przekroczyć kwoty 200.000 zł netto. Począwszy od dnia 1 marca 2019 r. limit ten biegnie na nowo.
- Pytanie Nr 18: Czy możliwe będzie doprecyzowanie poprzez enumeratywne wskazanie w umowie przesłanek, na podstawie których Zamawiający jednostronnie będzie uprawniony do zwolnienia Zleceniobiorcy z obowiązku dalszego reprezentowania Zamawiającego? Jest to istotna kwestia, gdyż przy obecnym brzmieniu tej klauzuli Zamawiający będzie mógł jednostronnie decydować o odebraniu Zleceniobiorcy możliwości uzyskania wynagrodzenia dodatkowego.
- Odpowiedź: Nie przewiduje się takiej modyfikacji umowy. Proszę wziąć pod uwagę, że wprowadzenie do umowy postanowienia § 6 ust. 2 dowodzi, że Zamawiający preferuje zasadę kontynuacji w prowadzonych postępowaniach. Co do zasady zatem Zamawiający nie planuje „odbierania” spraw, jednak biorąc pod uwagę szczególną relację mocodawca – pełnomocnik, chce mieć taką możliwość.
- Pytanie Nr 19: Czy możliwe będą sytuacje wycofania przez Zamawiającego sprawy z obsługi Zleceniobiorcy w toku postępowania sądowo-egzekucyjnego przed upływem okresu obowiązywania Umowy?
- Odpowiedź: Taka sytuacja zawsze jest możliwa, jednak należy ją traktować jako wyjątek.
- Pytanie Nr 20: Proszę o informację w jakim okresie, licząc od terminu wymagalności roszczenia, sprawy będą przekazywane do obsługi Zleceniobiorcy?
- Odpowiedź: Zamawiający nie jest w stanie sprecyzować takiej informacji. Wynika ona pośrednio z odpowiedzi na następne pytanie.
- Pytanie Nr 21: Czy Zamawiający przed przekazaniem sprawy do Zleceniobiorcy podejmuje jakiekolwiek działania zmierzające do wyegzekwowania należności (monity, wezwania do zapłaty itp.)?
- Odpowiedź: Tak, zamawiający podejmuje wewnętrzną procedurę windykacyjną. W stosunku do części dłużników ogranicza się to jedynie do wezwania do zapłaty (po bezskutecznym upływie terminu sprawa jest kierowana do kancelarii). W stosunku do innych kontrahentów Zamawiający podejmuje próbę miękkiej windykacji a sprawę przekazuje kancelarii w ostateczności.
- Pytanie Nr 22: Czy możliwe byłoby wskazanie w umowie ważnych powodów, na podstawie których może dojść do jej wypowiedzenia? Jest to istotne biorąc pod uwagę brak terminów wypowiedzenia. Wypowiedzenie w takiej sytuacji będzie wywoływało skutki (w postaci wygaśnięcia zobowiązania) w chwili, gdy dojdzie do adresata w taki sposób, aby mógł on zapoznać się z jego treścią.
- Odpowiedź: Zamawiający nie przewiduje takiego rozwiązania.
- Pytanie Nr 23: Czy biorąc pod uwagę, iż rozwiązanie umowy jest skutkiem jej wcześniejszego wypowiedzenia, możliwe byłoby usunięcie w § 7 ust. 1 Umowy wyrazu „rozwiązanie”? Przy obecnym brzmieniu tej klauzuli konieczne będzie złożenie dwóch oświadczeń w formie pisemnej pod rygorem nieważności, tj. o wypowiedzeniu umowy, a następnie po dojściu tego oświadczenia do adresata o jej rozwiązaniu.
- Odpowiedź: Zamawiający nie zgadza się z taką interpretacją. Słowo „rozwiązanie” ma obejmować swym zakresem w szczególności przypadki, gdy Kodeks cywilny nie posługuje się pojęciem „wypowiedzenia”, w tym również rozwiązanie za porozumieniem stron. Z istoty „wypowiedzenie” wywołuje skutek z chwilą, gdy dojdzie do adresata w taki sposób, aby mógł on zapoznać się z jego treścią albo po upływie określonego czasu od tej chwili, z własnej mocy i nie wymaga potwierdzenia dodatkowym oświadczeniem. Nie jest intencją Zamawiającego modyfikacja tej zasady, pomijając dyskusyjność dopuszczalności modyfikacji tej zasady w drodze umowy.
Osoby do kontaktu ze strony zamawiającego:
Maciej Wójcik
Dyrektor Departamentu Organizacyjno- Prawnego, Radca prawny
tel. 74 664 91 67, kom. 695 004 757,
e-mail:
Robert Płaza
Radca prawny
tel. 74 664 91 61, kom. 609 050 922,
e-mail:
