Pigułka wiedzy: Podatek u źródła WHT w 2025 roku

Podatek u źródła (WHT) pozostaje istotnym obszarem rozliczeń dla firm realizujących płatności na rzecz zagranicznych kontrahentów i podmiotów powiązanych. Dane za 2025 rok pokazują wzrost liczby składanych oświadczeń i wniosków oraz ponad 2,44 mld zł zwrotów podatku.

Dla przedsiębiorców oznacza to konieczność dokładniejszego zarządzania rozliczeniami WHT, dokumentacją oraz procesem weryfikacji kontrahentów.

WHT w liczbach

Najważniejsze dane za 2025 rok pokazują:

• ponad 2,44 mld zł zwrotów podatku u źródła,
• 2322 oświadczenia WH-OSC, wobec 2131 w 2024 roku,
• 782 wnioski o opinie o stosowaniu preferencji, wobec 662 w 2024 roku,
• 604 wnioski o zwrot podatku w ramach mechanizmu pay and refund,
• ponad 1,13 mld zł zwrotów w ramach mechanizmu pay and refund,
• ponad 1,3 mld zł stwierdzonych nadpłat WHT.

Dane pokazują, że przedsiębiorcy coraz częściej korzystają z dostępnych procedur, aby zabezpieczyć sposób rozliczania płatności transgranicznych lub odzyskać podatek pobrany u źródła.

Jakich płatności dotyczy podatek u źródła?

Podatek u źródła może mieć zastosowanie przy płatnościach dokonywanych przez polskie firmy na rzecz nierezydentów. W praktyce dotyczy między innymi:

• dywidend,
• odsetek,
• należności licencyjnych,
• wybranych usług niematerialnych,
• niektórych płatności realizowanych w ramach grup kapitałowych,
• wybranych transakcji finansowych i właścicielskich.

Przy każdej takiej płatności przedsiębiorca powinien ustalić, czy powstaje obowiązek poboru WHT oraz czy możliwe jest zastosowanie zwolnienia, niższej stawki albo innych preferencji wynikających z przepisów lub umów o unikaniu podwójnego opodatkowania.

Więcej wniosków o opinie o stosowaniu preferencji

W 2025 roku do Lubelskiego Urzędu Skarbowego wpłynęły 782 wnioski o wydanie opinii o stosowaniu preferencji. 629 z nich stanowiły wnioski płatnika WH-WOP, a 153 wnioski podatnika WH-WOZ.

Dla porównania, w 2024 roku złożono 662 takie wnioski, a w 2022 roku, czyli w pierwszym roku obowiązywania nowych zasad, było ich 1374.

Opinia o stosowaniu preferencji może pozwolić na zastosowanie preferencyjnych zasad opodatkowania bez konieczności poboru podatku według zasad mechanizmu pay and refund, pod warunkiem spełnienia wymaganych warunków.

Uzyskanie opinii wymaga jednak odpowiedniego przygotowania. Przedsiębiorca powinien dysponować dokumentacją potwierdzającą możliwość zastosowania preferencji oraz informacjami pozwalającymi organowi ocenić prawidłowość rozliczenia.

Rośnie liczba oświadczeń WH-OSC

W 2025 roku przedsiębiorcy złożyli 2322 oświadczenia WH-OSC. Rok wcześniej było ich 2131, a w 2023 roku 2126.

WH-OSC pozwala płatnikowi zastosować określone preferencje w WHT bez konieczności oczekiwania na opinię o stosowaniu preferencji. Złożenie oświadczenia wiąże się jednak z odpowiedzialnością osób uprawnionych do reprezentowania płatnika.

Podpisując WH-OSC, osoby te potwierdzają między innymi posiadanie wymaganych dokumentów oraz przeprowadzenie odpowiedniej weryfikacji.

Dla przedsiębiorcy oznacza to, że oświadczenie WH-OSC powinno być poprzedzone faktycznym procesem analizy. Samo przygotowanie formularza nie zastępuje weryfikacji kontrahenta i dokumentacji.

Ponad 2,44 mld zł zwrotów WHT

Jedną z najważniejszych informacji wynikających ze statystyk za 2025 rok jest wartość zwrotów podatku u źródła. Łącznie do podatników wróciło ponad 2,44 mld zł.

Na tę kwotę składały się między innymi zwroty w ramach mechanizmu pay and refund oraz nadpłaty stwierdzane na podstawie przepisów Ordynacji podatkowej.

W ramach mechanizmu pay and refund w 2025 roku wpłynęły 604 wnioski, a wartość przyznanych zwrotów przekroczyła 1,13 mld zł.

Jeszcze większą wartość miały stwierdzone nadpłaty. Lubelski Urząd Skarbowy wykazał ponad 1,3 mld zł nadpłat, podczas gdy w 2024 roku było to około 787 mln zł.

Dla przedsiębiorców ma to znaczenie przede wszystkim z perspektywy płynności finansowej. Pobór WHT może czasowo ograniczyć dostęp do środków, które następnie są odzyskiwane w ramach procedury zwrotowej.

Mechanizm pay and refund a płynność firmy

Mechanizm pay and refund ma znaczenie przede wszystkim przy wysokokwotowych płatnościach. W określonych przypadkach, po przekroczeniu progu 2 mln zł na rzecz jednego podatnika, płatnik może być zobowiązany do poboru podatku według zasad określonych w przepisach, a następnie do ubiegania się o jego zwrot.

Przed dokonaniem płatności firma powinna więc przeanalizować między innymi:

• rodzaj płatności i możliwość objęcia jej WHT,
• wysokość wypłat na rzecz danego podatnika,
• możliwość zastosowania zwolnienia lub preferencyjnej stawki,
• dokumenty potwierdzające prawo do preferencji,
• status rzeczywistego właściciela należności.

WHT powinien być uwzględniany w planowaniu płatności zagranicznych, szczególnie gdy dotyczą one wysokich kwot lub są realizowane regularnie.

Coraz większe znaczenie mają wcześniejsze rozliczenia

W 2025 roku do organu podatkowego wpłynęło ponad 16 tys. formularzy CIT-10Z, podczas gdy rok wcześniej było ich około 14 tys.

Statystyki pokazują również znaczenie dokumentów i korekt dotyczących wcześniejszych okresów. Może to wskazywać na rosnącą liczbę przeglądów historycznych rozliczeń WHT.

Dla przedsiębiorców jest to sygnał, aby nie ograniczać weryfikacji do bieżących płatności. Warto sprawdzić również wcześniejsze transakcje, szczególnie jeżeli firma od kilku lat korzysta z tych samych umów, struktur finansowania lub modeli rozliczeń z zagranicznymi podmiotami.

Rzeczywisty właściciel należności nadal ma znaczenie

Jednym z kluczowych elementów analizy WHT pozostaje ustalenie, kto jest rzeczywistym właścicielem należności.

Sam certyfikat rezydencji nie zawsze wystarcza do zastosowania preferencji. W zależności od rodzaju płatności i podstawy prawnej konieczna może być również analiza działalności odbiorcy należności, jego roli w transakcji oraz sposobu dysponowania otrzymanymi środkami.

Przedsiębiorca powinien być w stanie wykazać, na jakiej podstawie zastosował zwolnienie lub niższą stawkę podatku. Dlatego istotne jest dokumentowanie procesu weryfikacji, a nie tylko gromadzenie dokumentów otrzymanych od zagranicznego kontrahenta.

Co dane o WHT oznaczają dla przedsiębiorców?

Statystyki za 2025 rok pokazują kilka istotnych kierunków.

Po pierwsze, WHT ma bezpośredni wpływ na finanse firmy. Ponad 2,44 mld zł zwrotów pokazuje skalę środków, które mogą być czasowo objęte procedurą podatkową.

Po drugie, przedsiębiorcy częściej korzystają z procedur zabezpieczających. Wzrost liczby wniosków o opinie oraz oświadczeń WH-OSC wskazuje na większe znaczenie formalnego zabezpieczenia sposobu rozliczenia.

Po trzecie, istotna jest analiza wcześniejszych rozliczeń. Przegląd historycznych płatności pozwala sprawdzić, czy zastosowane stawki, zwolnienia i dokumentacja były prawidłowe.

Po czwarte, WHT wymaga współpracy kilku obszarów w firmie. Przy płatnościach zagranicznych znaczenie mają informacje znajdujące się między innymi w księgowości, finansach, dziale prawnym oraz u osób odpowiedzialnych za współpracę z zagranicznymi kontrahentami.

Jak przygotować firmę do rozliczeń WHT?

Przedsiębiorca dokonujący płatności transgranicznych powinien regularnie weryfikować proces rozliczania WHT. W szczególności warto sprawdzić:

• jakie płatności zagraniczne występują w firmie,
• czy są prawidłowo kwalifikowane dla celów WHT,
• czy firma monitoruje próg 2 mln zł,
• czy posiada aktualne certyfikaty rezydencji,
• czy weryfikuje rzeczywistego właściciela należności,
• czy posiada dokumentację potwierdzającą prawo do preferencji,
• czy proces składania WH-OSC jest odpowiednio udokumentowany,
• czy wcześniejsze okresy rozliczeniowe wymagają przeglądu.

Przy regularnych płatnościach zagranicznych pomocne może być stworzenie wewnętrznej procedury WHT, która określa sposób kwalifikowania płatności, wymagane dokumenty oraz osoby odpowiedzialne za poszczególne etapy procesu.

Podatek u źródła WHT. O czym pamiętać?

Dane za 2025 rok pokazują, że WHT pozostaje istotnym elementem rozliczeń przedsiębiorstw prowadzących działalność międzynarodową. Wysoka wartość zwrotów oraz rosnąca liczba korzystających z procedur zabezpieczających pokazują skalę tego obszaru.

Dla firm dokonujących płatności na rzecz zagranicznych kontrahentów oznacza to potrzebę regularnego monitorowania obowiązków, aktualności dokumentacji oraz zasad stosowania preferencji podatkowych.

Źródło danych: opracowanie własne na podstawie statystyk Lubelskiego Urzędu Skarbowego oraz analizy rynkowej KPMG Polska „Podatek u źródła w liczbach”.

Pobierz PDF